Gestão de contratos: Como gerir contratos de maneira assertiva

Gestão de contratos refere-se às técnicas utilizadas para supervisionar e regular todo o ciclo de vida do contrato, visando facilitar a análise periódica dos mesmos, bem como a correção de qualquer desvio em relação aos padrões previamente adotados, garantindo que estejam conforme as políticas da empresa. 

A gestão de contratos é fundamental para a análise de dados dos clientes, pois fornece indicadores cruciais, como avaliar a ativação de serviços e quando estes contratos expiram. 

Mas o que é contrato? 

1. É um  documento assinado pelo cliente e essencial para que o cliente conheça as cláusulas da contratação e formalize a negociação. É importante para trazer mais segurança jurídica para a organização, traz também clareza e transparência para o cliente, de forma que ele pode saber todos os detalhes do que está contratando, e outras informações referentes ao contrato, como, por exemplo, a fidelidade. Outro ponto importante é o estímulo à confiança, de forma que demonstra seriedade por parte da empresa e comprometimento com o cliente e os serviços prestados, estas são apenas algumas características que fazem o contrato ser importante para a organização. A colaboração do setor jurídico é importante para a elaboração desse documento.

E como gerenciar estes contratos? 

Dentro do sistema ERP os provedores têm ferramentas para gerenciar estes contratos, não só o arquivo assinado, mas todas as informações do cliente, que são inseridas dentro de um cadastro. 

Uma boa forma de iniciar essa gestão é manter sempre os cadastros do cliente atualizados, começando pelos dados básicos dos usuários e em seguida pelos dados que irão servir para análise estratégica.

Observar alguns pontos dos contratos também fazem parte de uma gestão de contratos eficiente. Sendo alguns deles:

• Assinatura dos contratos de forma digital: O que vai garantir um padrão no processo de assinatura, reduzindo os erros e deixando o processo mais eficiente;

• Dados importantes do contrato: analisar as datas como data de renovação e expiração vão ajudar o provedor a saber o melhor momento de realizar tratativas para renovar os contratos, podendo ofertar aos clientes até mesmo upgrade. 

• Padronização: Através da gestão eficiente dos contratos é possível ter de forma clara as informações dos clientes para facilitar a padronização nas informações dos contratos, como, por exemplo: a data de vencimento. 

• Financeiro ajustado: A gestão dos contratos facilita para algumas movimentações financeiras, como um faturamento mais assertivo (tendo em vista que a gestão de contrato assertiva garante que as datas e os vencimentos estejam corretas)

Aqui estão algumas dicas que podem auxiliar no processo de gestão de contratos:

•  Preencher o máximo de informações no ato da venda: Isso assegura que os dados sejam incorporados já na criação do contrato, facilitando a gestão das informações. A utilização de um CRM de vendas pode ser uma estratégia eficaz para organizar esses dados.

• Realizar uma auditoria do contrato após a inserção pelo setor de vendas: Essa prática permite identificar e corrigir quaisquer ajustes necessários antes ou logo após a instalação.

De forma geral podemos destacar alguns dos benefícios da gestão de contratos para que esse processo seja utilizado de maneira mais eficaz:

A gestão dos contratos é de extrema importância, pois, através dos contratos acessamos as informações dos clientes e essas informações nos permitem monitorar o movimento da base e realizar decisões cruciais para a organização.

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Por: Luana Amaralina | Consultora de Atendimento