A Chave para o Sucesso: Como Processos Definidos Transformam seu Provedor

“Uma empresa sem processos, não é uma empresa, é um eterno incêndio” - Bruno Nardon

Você já teve um dia de trabalho em que, ao final do expediente, teve sensação de que não conseguiu realizar nada de importante? Só passou o tempo “apagando incêndios”, resolvendo problemas “urgentes”? Ao fazer essa análise, podem surgir alguns pensamentos como: “trabalhei o dia todo, mas não fiz nada realmente produtivo”, “não consegui focar nas minhas prioridades porque fui interrompido o tempo todo”, “será que estou delegando o suficiente?” ou “por que esses incêndios estão acontecendo com tanta frequência?”.

Se você já fez estas mesmas perguntas, é o momento de fazer uma análise, buscando entender quais são as causas e o que pode ser feito de diferente para mudar esse cenário.  Certamente, uma das causas é a falta de processos internos bem definidos. Mas, antes de detalharmos quais processos são importantes, entenderemos a definição da palavra "processo". Ela tem origem no latim "processus", que significa avanço, marcha ou movimento adiante. Sendo assim, processo é tudo aquilo que envolve movimento. 

No caso dos Provedores de Internet, esse movimento pode referir-se à comunicação, às pessoas ou aos produtos. Dentro do contexto da rotina empresarial do provedor, o processo de instalação de um novo cliente é um exemplo básico da importância de se definir um processo interno. De forma geral e muito básica, esse processo pode ser composto pelas seguintes etapas: 1) Negociação com o cliente, 2) Instalação, 3) Faturamento e 4) Pós-venda.

Cada uma dessas etapas envolve uma atividade e, também, um setor diferente. Desta forma, se estes não estão bem definidos, colocam em risco a produtividade, o custo operacional, a qualidade do serviço, a satisfação do cliente e o envolvimento dos colaboradores. Em resumo, os resultados da sua empresa serão comprometidos pela falta de processos.

Veja a seguir, algumas dicas de como o seu provedor pode definir seus processos:

1. Identifique qual é o processo e quem são as pessoas envolvidas;

2. Faça uma reunião com todos os envolvidos e ouça cada etapa do processo, de preferência em ordem que o mesmo acontece;

3. Identifique os gargalos e falhas na operação;

4. Aplique melhorias no processo, que facilitem o dia a dia da operação e evitem gargalos;

5. Construa o processo no sistema ERP;

6. Treine os envolvidos, adequando-os ao novo processo;

7. Defina prazo para início do novo processo;

8. Após iniciado a execução, acompanhe os resultados, com auditorias frequentes, avaliando se o processo definido foi assertivo. 

Compreender que a rotina de “apagar incêndios” no trabalho é um sinal claro da falta de processos internos bem estruturados é o primeiro passo para promover mudanças significativas na gestão de um provedor de internet. Com processos bem definidos, as empresas não apenas aumentam a produtividade e a eficiência, mas também melhoram a qualidade dos serviços, a satisfação dos clientes e o engajamento da equipe. 

Seguindo as dicas citadas e contando com a consultoria especializada da STI, seu provedor estará preparado para superar os desafios operacionais e alcançar resultados cada vez mais significativos.

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Por: Amanda Maciel | Líder da Consultoria de Gestão